系统错乱

收取了我物业费已经四个月，我缴费到25.12的，但是工作人员操作错了，导致我这边系统一直不显示，四个月了一直无法处理并搪塞我说万科方有记录不会再找我收费，但我这边一直没有我的缴费记录，系统提示我欠费，短信提示我可能有违约金，尽快回复我如何处理！